Informace o zpracování osobních údajů dle GDPR

Vážení klienti,

Společnost DOSSIGN! spol. s r.o. zpracovává veškeré osobní údaje výlučně v souladu s právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.

Jelikož v Evropské unii začne platit od 25.5.2018 NOVÉ obecné nařízení o ochraně osobních údajů tzv.GDPR, společnost DOSSIGN! s.r. o. se při té příležitosti rozhodla provést ve vašem zájmu aktualizaci zásad zpracování vašich osobních údajů a lépe tak chránit data vás, našich klientů před možným zneužitím.

Toto nařízení, jehož smyslem je sjednotit zákony chránící soukromí v Evropské unii, zpřesňuje pravidla transparentnosti, podle nichž mají firmy postupovat při zpracování dat.

V následujících informacích jsme jako firma zpracovávající osobní údaje povinni informovat vás o jejich zpracování, nakládání s nimi a v neposlední řadě taktéž o důvodech jejich sběru a zpracování.

V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, dále jen „Nařízení“) bychom vás rádi informovali o tom,

  • jaké osobní údaje shromažďujeme,
  • k jakým účelům osobní údaje využíváme,
  • zda a komu je poskytujeme,
  • jaká práva máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů,
  • jakým způsobem tato práva u nás můžete uplatnit.

1. Totožnost a kontaktní údaje správce

1.1. Správcem vašich osobních údajů je obchodní společnost DOSSIGN s.r.o., se sídlem Ke Koupališti 356, CZ 26761 Cerhovice, IČO: 03975436, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 240681 (dále jen "správce").

1.2. Kontaktní údaje správce jsou následující:

adresa pro doručování:  Ke Koupališti 356, CZ26761 Cerhovice,

telefon: +420722477623

adresa elektronické pošty: info@dossign.cz

1.3. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

1.4Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor, telefonní číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

1.5. Pro potřeby  našich služeb pro vás zpracováváme následující údaje:

a) identifikační údaje (jméno a příjmení), název firmy, IČO, DIČ
b) adresné údaje (zejména adresa místa trvalého pobytu, místa trvalého bydliště v zahraničí, adresu sídla společnosti)
c) telefonní číslo, e-mailová adresa, webové stránky

1.6 Zdroj osobních údajů, získáváme přímo od vás, pokud jste osobou, která s námi uzavřela smlouvu.

2. Zákonný důvod zpracování osobních údajů

2.1. Zákonným důvodem zpracování Vašich osobních údajů je skutečnost, že toto zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy mezi Vámi a správcem nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“).

2.2. Zákonným důvodem zpracování Vašich osobních údajů je Váš souhlas dávaný tímto správci ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“).

3. Účel zpracování osobních údajů

3.1. Účelem zpracování Vašich osobních údajů je plnění smlouvy mezi Vámi a správcem či provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy.

3.2. Účelem zpracování Vašich osobních údajů je taktéž zasílání obchodních sdělení a činění jiných marketingových aktivit správcem vůči vaší osobě.

3.3. Účelem zpracování Vašich osobních údajů je taktéž zpracování na základě plnění právních povinností a to z důvodů zákonem stanovené povinnosti. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách, a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

  • • zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
  • • zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,
  • • zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
  • • zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu 10 let.

3.4. Ze strany správce nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 nařízení.

4. Doba uložení osobních údajů

4.1. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání účinků práv a povinností ze smlouvy, a dále po dobu nutnou pro účely archivování podle příslušných obecně závazných právních předpisů, nejdéle však po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy.

4.2. Doba, po kterou budou Vaše osobní údaje v případě zasílání obchodních sdělení a činění jiných marketingových aktivit správcem uloženy, je 10 let, nejdéle však do odvolání Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů.

5. Další příjemci osobních údajů

5.1. Dalšími příjemci Vašich osobních údajů v případě plnění smlouvy budou zasílatelské společnosti a jiné osoby podílející se na dodání zboží či realizaci plateb na základě kupní smlouvy a kteří tak vaše osobní údaje zpracovávají výlučně pro naší společnost.Vybíráme pouze ty zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření potřebných pro účely zajištění ochrany vašich osobních údajů. Se zpracovateli je vždy uzavírána písemná smlouva o zpracování osobních údajů, jejímž předmětem je úprava podmínek zapojení zpracovatele do zpracování vašich osobních údajů, úprava souvisejících povinností zpracovatelů, to vše za účelem zajištění náležité ochrany Vašich osobních údajů.

5.2. Dalšími příjemci vašich osobních údajů budou:

General Logistics Systems Czech Republic s.r.o., Průmyslová 5619/1,586 01 Jihlava IČ: 260 87 961,
zapsaná v Obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 66184, jako přepravní společnost

Gebrüder Weiss spol. s r.o., Jeneč, Průmyslová 477, CZ25261 Jeneč, IČ: 44795092, zapsaná u Městského soudu v Praze, spisová značka C, vložka 6120, jako přepravní společnost

Geis CZ s.r.o., U Prioru 884/4, 161 00 Praha 6, IČ: 44567359, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Plzni, oddíl C, vložka 14475, jako přepravní společnost

Olga Hlavatá, Tlustice 249, PSČ 26801, IČ: 61688967, zapsaná v živnostenském rejstříku vedeném u Městského úřadu v Hořovicích, jako účetní servis

případně další poskytovatelé zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací, které však v současné době Správce nevyužívá.

5.3. Správce nemá v úmyslu předat Vaše osobní údaje do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

6. Práva subjektu údajů

6.1. Za podmínek stanovených v nařízení máte právo:

  • požadovat od správce přístup k Vašim osobním údajům, tedy jaké údaje zpracováváme dle čl. 15 GDPR
  • požadovat vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů
  • vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů dle čl. 21 GDPR
  • na přenositelnost Vašich osobních údajů (plnění smlouvy) dle čl. 20 GDPR.
  • právo odvolat souhlas se zpracováním písemně nebo elektronicky na adresu nebo email správce
  • právo podat stížnost v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů
  • na opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů, popřípadě omezení jejich zpracování dle čl. 16 GDPR  a dle čl. 17 GDPR, popřípadě omezení zpracování dle čl. 18 GDPR,pokud toto není v rozporu s platnými právními předpisy a oprávněnými zájmy společnosti, výmaz však může způsobit ukončení jednání o smlouvě

6.2. V případě zasílání obchodních sdělení a činění jiných marketingových aktivit správcem máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů daný správci. Tímto však není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů před takovýmto odvoláním souhlasu.

Váš souhlas se zpracováním osobních údajů můžete odvolat zasláním žádosti na e-mailovou adresu:

info@dossign.cz

6.3. Pokud byste se domníval(a), že zpracováním Vašich osobních údajů bylo porušeno či je porušováno nařízení, máte mimo jiné právo podat stížnost u dozorového úřadu. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

6.4. Uzavření a plnění smlouvy 

Nemáte povinnost osobní údaje poskytnout. Poskytnutí Vašich osobních údajů je nutným požadavkem pro uzavření a plnění smlouvy a bez poskytnutí Vašich osobních údajů není možné smlouvu uzavřít či jí ze strany správce splnit.

6.5. Zasílání obchodních sdělení a činění jiných marketingových aktivit

Nemáte povinnost osobní údaje poskytnout. Poskytnutí Vašich osobních údajů není zákonným či smluvním požadavkem a ani není požadavkem, který je nutný k uzavření smlouvy.

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování, pokud se profilování týká tohoto přímého marketingu. Pokud vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovány. 

6.6. Jakožto plátce DPH musíme postupovat v souladu s požadavky § 27 zákona č. 235/2004 o dani z přidané hodnoty. Není tedy možné provést výmaz osobních údajů uvedených na námi vydaných daňových dokladech.

7. Podmínky zabezpečení osobních údajů

7.1. Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.

7.2. Správce přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě, zejména zabezpečení serveru heslem, použití antivirové ochrany, šifrováním a zálohováním dat.

7.3. Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby.

8. Závěrečná ustanovení

8.1. Odesláním objednávky potvrzujete, že jste seznámen/a s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.

8.2. Správce je oprávněn tyto podmínky změnit. Novou verzi podmínek ochrany osobních údajů zveřejní na svých internetových stránkách a zároveň Vám zašle novou verzi těchto podmínek na Vaši e-mailovou adresu, kterou jste správci poskytl/a.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 25. 5. 2018.

Za DOSSIGN! spol.s r.o.

Jaromír Dostál

Jednatel